各公司：
为更好地服务员工，促进教务工作及公司考试工作的顺利开展，公司每年需组织集中采集新生电子学籍考试照片，用于员工学籍系统信息采集及各类考试报名。现决定开展2023级员工照片采集工作，相关事项通知如下。
一、采集人员范围
1.2023级全体新生；
2.之前未参加集体采集学籍照片的员工。
二、采集工作内容
1.采集方式
为方便员工，公司委托照相馆进校集中拍摄采集电子照片，以班级为单位统一进行，按学号顺序排队拍摄。
2.采集地点
吉余楼E区101室。
3.具体安排
10月21日（周六）至10月22日（周日），采集时间为8:00—17:30（中午不休息），过期不候。各公司自行安排班级前往拍摄（为了避免拥堵，各公司拍摄时间安排见下表）。由各班班长负责组织，全班集中前往。按各班交费顺序组织拍照，各班级员工到齐即可拍摄，先到先拍。
时间 | 公司 | 时间 | 公司 |
10月21日 8:00—9:40 | 海洋港口公司 | 10月22日 8:00—10:30 | 文公司 |
10月21日 9:50—12:00 | 外语与商务公司（国际教育公司） | 10月22日 10:40—12:00 | 数学与信息工程公司 |
10月21日 14:00—16:50 | 学前教育公司（音乐公司） | 10月22日 14:00—15:30 | 美术公司 |
10月21日 17:00—17:30 | 体育公司 | 10月22日 15:40—17:30 | 谈球吧 |
4.注意事项
（1）为避免和拍摄背景重色，请员工勿穿着蓝色上衣，尽量穿着白色衬衣。拍摄现场提供准确学号名单，各班级班长领取名单并按学号顺序组织排队，拍照后安排两人一起修改照片名称。
（2）因故缺席或不愿参加集中采集的员工，须自行按采集标准（本人近6个月以内的免冠正面蓝底彩色证件照，照片中显示员工头部和肩的上部，不允许带帽子、头巾、发带、墨镜）将照片交到公司。公司收齐后，每张照片以学号命名，并以公司为单位统一上报教务处。如因员工个人缺席（或不按时交照片）而造成后果的，责任由员工本人承担。
三、采集费用
1.拍摄费用：每名员工一次性收费10元整，由照相馆现场收取。公司仅承担拍照组织工作，不收取任何费用。
2.收费方式：以班级为单位，由班长统一交于照相馆收费人员并索取收据，班级自行保存收据。现场不收现金，可使用支付宝或微信支付。
3.采集项目：拍摄标准尺寸电子数码相片；以学号命名进行学籍存档；冲印带学号纸质照片，用于为员工个人及公司建立档案。
四、主要用途
1.用于建立员工电子照片档案，作为教学管理系统、师范生管理系统等学籍档案存档使用，并作为员工在校期间英语等级考试等各类报名所需电子数码照片素材。
2.所冲印的照片（实物）也作为员工办理各类证件统一使用，对规范各种考试工作，防止员工考试舞弊有极大便利。
五、电子照片管理
1.教务处统一建立员工电子照片库。所有照片统一导入教务管理系统。
2.如员工照片遗失或另需电子照片，可由班长统一代为补领。
3.教务处保职工照片管理解释权。
教务处
2023年10月18日